提升工作效率的9个Word实用技巧 让你办公效率翻倍!

Microsoft Word提供了许多在创建或编辑文档时节省时间的方法。从快捷方式和模板到自动更正和加载项，让我们看看在使用Microsoft Word时可以加快工作流程的一些技巧。

学习快捷方式

与任何其他计算机程序一样，Word有许多快捷方式，允许你在不打开菜单的情况下快速执行常见操作。快捷键减少了鼠标点击次数，这可以显著提高你的速度。

以下是你需要学习的一些最受欢迎的Microsoft Word快捷方式：

Microsoft Word有更多的快捷方式来帮助编辑、导航、格式化和插入内容。

创建自己的模板

你是否经常创建具有相同样式、格式、设计和布局的文档？通过将它们转化为模板，你可以节省大量时间。

为此，打开要另存为模板的文档，然后单击“文件>保存副本”。在右侧，为文档命名，将下拉列表设置为“Word Template（*.dotx）”，然后单击“保存”按钮。

创建新Word文档时，你可以像选择其他模板一样选择自定义模板。只需选择“个人”选项卡并单击模板——它将在Word中作为新文档打开。

使用智能查找

当你需要word文档中单词或短语的信息时，无需切换应用程序。你可以使用智能查找来搜索你需要知道的内容。

为此，突出显示一个单词或短语，右键单击它，然后单击菜单中的“搜索单词/短语”。

右侧将出现一个包含搜索结果的面板，使你可以更深入地挖掘你搜索的内容。

学习使用格式刷

如果你想将格式从一个部分应用到另一个部分，你不必从头开始重新创建它。格式刷可以通过在需要的地方复制和粘贴来节省你很多时间。

要使用它，请将光标放在要复制的格式的文本上。然后，选择“主页”选项卡，单击功能区剪贴板组中的“格式刷”按钮（画笔图标）。你会注意到，光标旁边将有一个画笔图标。

接下来，突出显示要应用格式的文本，仅此而已。但是，当你应用格式时，格式刷将处于非活动状态。这意味着你需要重复这些步骤才能再次复制和粘贴格式。

如果你想让格式刷保持活动状态，允许你将格式应用于多个部分，双击“格式刷”按钮，而不是单击它。

启用导航窗格

Microsoft Word中的导航窗格提供了文档的概述。这允许你快速跳转到各个部分并在文档中搜索。你还可以通过将标题拖动到不同位置来重新组织窗格中的标题。

要启用导航窗格，请选择“视图”选项卡，并在功能区的“显示”组中勾选“导航窗格”复选框。

导航窗格将出现在左侧，供你使用。

使用自动更正创建自定义快捷方式

自动更正可以在你键入时轻松更正大多数拼写错误的单词。但它也可以帮助你为常用单词、短语和符号创建自定义快捷方式。例如，如果你经常使用em破折号（--），你可以这样做，每当你键入两个连字符（--）时，自动更正都会用它替换它们。

为此，请前往“文件>选项>校对”，然后单击“自动更正选项”按钮。

在“自动更正”选项卡中，确保选中“键入时自动替换”复选框。在“替换”下的文本框中，输入要替换的单词、短语或符号。在“与”下的文本框中，输入替换它的快捷方式。然后，单击“添加”按钮将其包含在自动更正列表中。

单击“确定”关闭对话框。从现在开始，当你键入该快捷方式时，自动更正将相应地替换它。

安装加载项

在Microsoft Word中安装加载项可以添加新功能，简化工作流程或自动化重复任务。要在Microsoft Word中安装外接程序，请选择“开始”选项卡，然后单击功能区“加载项”组中的“加载项”按钮。

在弹出窗口中搜索所需的加载项，然后在列表中显示时单击其旁边的“添加”按钮。

如果你想探索适用于Microsoft Word的加载项，请单击弹出窗口右下角的“更多加载项”按钮。这将打开商店，你可以在那里按类别或使用过滤器搜索插件。

使用实时协作

如果你想与其他人一起处理Word文档，你不再需要向他们发送副本，并在他们编辑后手动将更改合并到主文档中。你可以使用OneDrive进行实时协作（前提是每个人都有Microsoft帐户）。如果他们没有，他们可以在微软网站上轻松创建一个。

首先，你需要在Word中登录你的Microsoft帐户。为此，请单击屏幕右上角的“登录”，然后按照提示登录。

要将某人添加到文档中，请单击右上角的“共享”按钮，然后在菜单中再次单击“共享”。

选择要将文件上载到的OneDrive帐户，为文档命名，然后单击“确定”按钮。

在对话框中，输入合作者的电子邮件地址，然后单击“发送”按钮。

随时随地使用Word移动应用程序

你不再需要访问计算机来创建和编辑Microsoft Word文档。你可以在任何地方轻松下载移动应用程序。如果你将文档保存在OneDrive上，则可以在应用程序上 访问它，你所做的更改将自动同步，使你可以在返回桌面版本时从停止的地方继续。

你可以分别从Google Play和app Store下载适用于Android和iOS的Microsoft Word应用程序。

Microsoft Word还有许多节省时间的提示，我们不可能将它们全部放在一个指南中。例如，你还可以自定义快速访问工具栏，将常用命令放在触手可及的地方。

此外，如果你想显著加快写作速度，可以考虑将Copilot Pro添加到Microsoft Word中。这种人工智能可以帮助你快速编写、重写和总结文档，从而显著提高你的工作流程和生产力。